Organizar uma assembleia condominial de forma eficiente e conforme a legislação é essencial para garantir a transparência, a participação dos condôminos e a validade das decisões tomadas. A seguir, apresento algumas melhores práticas na visão de um advogado para a organização de assembleias condominiais:
1. Planejamento antecipado
- Definição da Data e Hora: Escolha uma data e horário que facilite a participação do maior número possível de condôminos.
- Reserva do Local: Garanta que o local da assembleia seja adequado e tenha capacidade para acomodar todos os participantes.
- Se for on-line: Se a opção for realizar a assembleia no ambiente virtual certifique se a plataforma possui capacidade de gravação e identificação de todos os participantes, isso é importante para ser arquivado no momento do registro da ata.
2. Convocação
- Prazo de Convocação: Respeite os prazos estipulados pela convenção do condomínio e pela legislação (geralmente, no mínimo 10 dias de antecedência).
- Forma de Convocação: Utilize meios eficazes para convocar os condôminos, como e-mail, avisos no quadro de avisos do condomínio e entrega de convites em mãos. Mas é fundamental respeitar o que está previsto na convenção.
- Conteúdo da Convocação: A convocação deve conter a pauta da assembleia, data, hora e local. É importante detalhar os assuntos que serão discutidos para que os condôminos possam se preparar. O ponto mais importante de uma assembleia é sua convocação que deve ser clara e não deixar qualquer dúvida sobre os temas que serão deliberados.
3. Pauta da assembleia
- Clareza e Objetividade: A pauta deve ser clara e objetiva, abordando apenas os assuntos que realmente necessitam de deliberação.
- Ordem dos Assuntos: Organize a pauta de forma lógica, priorizando os assuntos mais importantes ou urgentes.
- Limitação acerca da deliberação: a assembleia deve tratar apenas e tão somente sobre os itens previstos em sua ordem do dia. Cuidado, não delibere itens que não estejam na pauta.
- Assuntos gerais: Esse item não tem caráter deliberativo, ou seja, não se vota nada, apenas se faz sugestões, críticas, encaminhamentos etc.
4. Documentação
- Preparação de Documentos: Tenha todos os documentos necessários prontos e disponíveis para consulta, como balancetes, orçamentos, contratos e relatórios.
- Distribuição Prévia: Sempre que possível, distribua cópias dos documentos relevantes aos condôminos antes da assembleia para que possam analisá-los com antecedência.
5. Condução da assembleia
- Presidência e Secretaria: Escolha um presidente e um secretário para a assembleia. O presidente deve conduzir a reunião de forma imparcial e o secretário deve registrar todas as deliberações.
- Respeito ao Regimento: Siga rigorosamente o regimento interno e a convenção do condomínio durante a condução da assembleia.
- Controle de Tempo: Estabeleça um tempo limite para a discussão de cada item da pauta para evitar que a reunião se prolongue excessivamente.
6. Quórum
- Verificação de Quórum: Antes de iniciar a assembleia, verifique se há quórum suficiente conforme exigido pela convenção do condomínio e pela legislação.
- Registro de Presença: Mantenha uma lista de presença assinada por todos os participantes.
7. Votação
- Método de Votação: Defina claramente o método de votação (por exemplo, voto aberto ou secreto) e siga-o rigorosamente.
- Contagem de Votos: Realize a contagem de votos de forma transparente e registre os resultados no livro de atas. Observe a previsão da convenção acerca do cômputo dos votos, se por unidade ou fração ideal.
8. Elaboração da ata
- Registro Completo: A ata deve registrar todas as deliberações, votos e decisões tomadas durante a assembleia.
- Assinaturas: A ata deve ser assinada pelo presidente, pelo secretário e, se possível, por alguns condôminos presentes.
- Distribuição da Ata: Distribua cópias da ata a todos os condôminos e mantenha uma cópia arquivada no condomínio.
9. Cumprimento das decisões
- Implementação das Deliberações: Garanta que as decisões tomadas na assembleia sejam implementadas de forma eficiente e dentro dos prazos estabelecidos.
- Comunicação: Mantenha os condôminos informados sobre o andamento da implementação das decisões.
10. Consultoria jurídica
- Assessoria Contínua: Conte com a assessoria de um advogado especializado em direito condominial para orientar sobre questões legais e garantir que todas as ações estejam em conformidade com a legislação.
Conclusão
Seguindo essas melhores práticas, a organização de assembleias condominiais pode ser realizada de forma mais eficiente, transparente e conforme a legislação, promovendo a participação ativa dos condôminos e a validade das decisões tomadas.
Fernando Augusto Zito é graduado em Direito pela FMU (Faculdades Metropolitanas Unidas) no ano de 2004; Advogado especialista em Direito Condominial; Pós-graduado em Direito e Negócios Imobiliários pela Damásio Educacional; Pós-Graduado em Direito Tributário pela PUC/SP; Pós-Graduado em Processo Civil pela PUC/SP. Membro da Comissão de Condomínios do Ibradim, Palestrante especializado no tema Direito Condominial; Colunista do site especializado Sindiconet, Sindiconews, Sindicolab, Condomínio em Foco e das revistas “Em Condomínios” e ”Viva o Condomínio”. Participação efetiva em assembleias, reuniões e demais decisões de um condomínio. Já atuou como síndico profissional.
